العمل عن بعد هو المستقبل: هل ادارتك او شركتك على استعداد لذلك؟

يقول رجل الأعمال والملياردير الأمريكي ريتشارد برانسون إنه في يوم من الأيام، ستكون المكاتب “شيئًا من الماضي”.

بالرغم من الأساطير التي تدور حول العمل عن بعد لم يعد هذا النمط من العمل مشهدا صغيرا وباهتا من مشهد التوظيف، من الواضح أنه سيتصدر الساحة في السنوات القليلة المقبلة، فمئات الشركات تعمل على توفير وظائف عن بعد للموظفين، فيما اتجهت عشرات الشركات العالمية لتوظيف فرق العمل عن بعد بالكامل وحققت نجاحا مذهلا.

أصبح العمل عن بعد الخيار الأكثر مرونة للشركات التي ترغب في الحصول على أفضل المواهب العالمية بأقل التكاليف، توفير نفقات البنية التحتية، وتحسين الاحتفاظ بالموظفين، ولتحظى بعمّال أكثر إنتاجية أيضا ، ومع تَوفُّر المنصات التي تقوم بربط المستقلين مع أصحاب الشركات التي ترغب في الاتجاه نحو العمل عن بعد .

يدرك الكثيرون أن التغييرات السريعة في العالم تفرض التكيف بسرعة مع مفاهيم العمل الجديدة التي تزايدت باطراد مع التطور التكنولوجي،  ثورة المعلومات، وتغيير أنظمة العمل، وميول القوى العاملة من جيل الألفية.. ولكن بالطبع نمط العمل عن بعد لا يناسب الجميع، كيف تعرف أن شركتك على استعداد للاتجاه نحو العمل عن بعد؟ إليك أهم 5 علامات لتعرف ذلك:

تريد الاستفادة من مزايا العمل عن بعد

تضم قائمة FlexJobs السنوية كل عام المزيد من الشركات التي تنضمّ إلى ركب شركات أخرى تعتمد نموذج العمل عن بعد، يتزايد إقبال الشركات بشكل ملفت على العمل عن بعد، للاستفادة من مزاياه الكثيرة نذكر منها:

• الموظفون عن بعد يشعرون أكثر بالسعادة والرضا الوظيفي من غيرهم، فقد أكد 82 % من الموظفين عن بعد أن مستويات الإجهاد عندهم انخفضت وارتفعت روحهم المعنوية.
• خفض النفقات الخاصة بالتأثيث المكتبي، الفواتير العامة، التأمينات وغيرها،  أفادت شركة سيسكو التي توظف فريق عمل عن بعد أن الشركة قد حققت وفورات سنوية تقدر بـ277 مليون دولار في الإنتاجية من خلال السماح للموظفين بالعمل عن بعد، كما أن تقريرا لمجلة فوربس كشف عن أن شركة    Aetna حيث يعمل حوالي 14500 من أصل 35000 موظف عن بعد وفرت بفضل ذلك 78 مليون دولار.
• الأشخاص الذين يعملون عن بعد أكثر إنتاجية من غيرهم، في تجربة أخرى أجرتها شركة Ctrip الصينية للسفر، منحت خلالها نصف الموظفين فرصة العمل سبعة أشهر من المنزل، بينما عمل النصف الآخر من المكاتب فتبيّن أن الفريق الذي عمل عن بعد كان أكثر إنتاجية وأجاب على مزيد من الاتصالات مقارنة بالفريق الذي عمل من الشركة، وتوصلت دراسة أجرتها جامعة ستانفورد إلى أن العاملين في المناطق النائية أكثر إنتاجية بنسبة 13٪ ، ويأخذون إجازات مرضية أقل ، ويتمتعون ببيئة عمل أكثر هدوءًا من زملائهم في المكاتب التقليدية.

شاهد أيضاً: كيف يغيّر العمل عن بعد طبيعة العمل

هناك فوائد لا تحصى للعمل عن بعد، مثل إمكانية استقطاب المواهب المختلفة من كل أنحاء العالم دون التقيد بحدود جغرافية، الحرية والمرونة في العمل، دوران أقل للموظفين… إلخ، وقد تبدأ في التفكير في  الاتجاه بشركتك نحو  العمل عن بعد والاستفادة من تلك المزايا وغيرها كثير وللانضمام إلى ركب الشركات الأخرى.

هناك مهام في شركتك يمكن تنفيذها عن بعد

هل طبيعة العمل في شركتك تسمح بإمكانية تنفيذ بعض المهام عن بعد، وإنجاز العمل عبر الإنترنت؟ هل موظفوك أو بعضهم يجلسون بالفعل طوال اليوم على جهاز الكومبيوتر؟

إذا كان فريقك يستخدم فعلا تكنولوجيا العمل عن بعد، حيث يمكنهم التعاون باستخدام أدوات العمل عن بعد من تطبيقات وبرامج اتصال وأدوات تبادل المعلومات الفورية ما يعني أنه يمكنهم القيام بالعمل من أي مكان باستخدام الإنترنت، إذا كان هذا النوع من الممارسات شائعًا داخل شركتك،إذا كان العمل في شركتك ينمو دون الحاجة إلى تواجد الموظف في المكتب فذلك يعني أن شركتك قادرة على التعامل مع العمل عن بعد، وأن لدى الشركة بالفعل إطار عمل لدعم التواصل عن بعد والتعاون بين أفراد الفريق من أماكن مختلفة غير المكتب التقليدي.

موظفوك يرغبون في العمل عن بعد

في إحدى الدراسات عام 2016، تم تصنيف التوازن بين العمل والحياة كأول الأشياء الهامة للشعور بالرضا الوظيفي، ما يعني أن إمكانية العمل عن بعد باتت محل تقدير كبير من طرف العاملين.

وفي استطلاع للرأي أُجري في قمة القيادة العالمية في لندن، من بين 600 مدير تنفيذي، ورجال أعمال وأكاديميين حاضرين، قال 34٪ منهم أن أكثر من 50٪ من القوى العاملة بدوام كامل سيعملون عن بعد بحلول عام 2020. وقال 25٪ منهم أن ثلاث أرباع  موظفيهم لن يعملوا في المكاتب التقليدية.

تتجه القوى العاملة العالمية نحو العمل عن بعد لجني ثمار الحرية المرونة، الرضا الوظيفي والكثير من الفوائد الأخرى، إذا أعرب موظفوك عن رغبتهم في العمل عن بعد فهذه علامة أخرى على أن شركتك على استعداد للعمل عن بعد، وإذا حدث وتجاهلت ذلك فإنك تخاطر بفقدان الموظفين ذوي القيمة العالية لشركة تتماشى بشكل أفضل مع شخصيتهم المهنية والشخصية، وأهدافهم في لعمل، ولكن قبل أن تخطو خطوة واحدة نحو السماح للموظفين بالعمل من المنزل تأكد أنك تمتلك مقومات إدارة فريق عمل عن بعد.

منافسوك يتجهون نحو العمل عن بعد

أحد المؤشرات الجيدة التي تُظهر ما إذا كانت شركتك جاهزة للعمل عن بعد هو إلقاء نظرة حول ما يقوم به منافسوك، إذا اكتشفت أن الكثير منهم قد تحول بالفعل إلى العمل عن بعد، فقد يكون ذلك مؤشرا جيدا لكي تتجه نحو العمل عن بعد أيضًا وتستفيد من مزاياه.

أنت بالطبع لا تتنافس على المبيعات والعملاء فقط، بل على الموظفين الموهوبين أيضا، إذا كان منافسوك يتجهون نحو العمل عن بعد فلماذا لا تفعل ذلك أيضا، يمكن بذلك أن تضمن ألا ينتقل أفضل موظفيك إلى منافسيك لمجرد أنهم يقدمون مرونة أكثر في بيئة العمل.

تجد صعوبة في العثور على الكفاءات

وجود شركتك في منطقة جغرافية معينة قد يحد من قدرتك على العثور على المهارات والخبرات التي تبحث عنها، كما أن إجراءات وقوانين وتكاليف استقدام العمالة العالمية تعتبر عائقا كبيرا لمحاولة ضمّ أي خبرات إذا تعلق الأمر بالمشاريع الصغيرة والمتوسطة ذات الميزانيات المحدودة، ولكن العمل عن بعد سمح بإمكانية توظيف الأشخاص من ذوي المهارات والخبرات من مختلف أنحاء العالم وضمهم إلى فريقك بأقل الجهود والتكاليف والرواتب.

الانتقال للعمل عن بعد

أظهرت دراسة أن فرق العمل عن بعد، جيدةَ الإدارة واسعة الانتشار كانت تتفوق على تلك التي تشترك في المساحات المكتبية، وشاطر تقرير آخر من Aon أن استخدام فرق العمل عن بعد يمكن أن يحسن إنتاجية الموظف بنسبة تصل إلى 43٪، يبدو العمل عن بعد خيارا رائعا ولكن انتشاره لا يعني اختفاء المكتب التقليدي بالرغم من أن الدراسات والتقارير تشير إلى تحرك العالم نحو ترتيبات عمل أكثر مرونة..

هل هذا النمط مناسب لشركتك؟ لادارتك؟ لتعرف إذا كان العمل عن بعد يناسب ثقافة شركتك او ادارتك، ويمكن التوجه نحوه بنجاح ودون ارتكاب الكثير من الأخطاء تحتاج إلى التدرج في الانتقال إلى العمل عن بعد من خلال تحديد المهام التي يمكن إنجازها عن بعد بشكل أفضل، أو  اختيار عدد قليل من الموظفين للبدء في العمل عن بعد بدوام جزئي، حيث يمكنك بسهولة قياس النتيجة دون أن تفقد الإنتاجية، كما ويمكن الاستعانة بأفضل المستقلين للمساعدة في إنجاز بعض المهام مثل البرمجة، التصميم، التسويق الإلكتروني، كتابة المحتوى، الاستشارات الإدارية والقانونية… وغيرها كثير.

دام لكم البشر....

الاستاذ/رائد الغزالي اليعقوبي....

إدارة اجتماع ناجح لفريق عمل موزع عن بعد

تساعد الاجتماعات مع فرق العمل الموزعة عن بعد على إبقاء الشركة في المسار الصحيح، كما أنها ضرورية وحيوية لكسر الحواجز الجغرافية، وتحمل الكثير من الفوائد إضافة إلى متابعة التقدم المُحرز في العمل، ترفع الاجتماعات من كفاءة فرق العمل الموزعة عن بعد، وتساعد في بناء علاقات وروابط ثقة قوية بين أفراده، كما وتعد فرصة مناسبة لحل المشاكل، والعراقيل التي تواجه الموظفين في أداء مهماتهم، وتحسين أداء الموظفين، والتخطيط والتعلم واكتساب الخبرات، وتبادل المعلومات، بين أفراد متنوعين من ثقافات وخلفيات متنوعة، إضافة إلى دورها الفعال في تعزيز مهارات الاتصال الجماعي، والاستفادة من الأفكار الملهمة التي تنتج عن نقاشات الفريق.

أن تتمكن من إدارة اجتماع ناجح لفريق عملك الموزع عن بعد، يعني أن تضع الشركة في الطريق الصحيح، وأن تقطف ثمار النتائج الإيجابية والبناءة المرجوة لأي اجتماع، إليك بعضا من أسرار إدارة اجتماعات ناجحة لفرق العمل الموزعة عن بعد:

خطط قبل أن تبدأ

دائما تسمع هذه النصيحة، ولكن مجددًا؛ الذين لا يخططون، يخططون للفشل، التخطيط المسبق يساعدك على إدارة الاجتماع بنجاح ويؤكد لفريق عملك الموزع عن بعد أنك تأخذ الاجتماعات على محمل الجد، تأكد أن تضع أهدافا محددة تضمن نجاح الاجتماع، لا تحضر الاجتماع دون أن تحضر ورقة تحدد فيها أهم ما ستتطرق إليه، والمهام التي ستوزعها، وملاحظاتك وانتقاداتك للفريق، وآخر الأخبار التي تخص الشركة والتعليمات، وجدولة تدخلات أفراد الفريق أثناء الاجتماع.

أرسل لفريق العمل بريد إلكتروني يشمل كافة النقاط التي سيتم مناقشتها لتسمح للموظفين بتحضير أفكارهم، الذهاب للاجتماع دون تحضير يعني أن النقاش سيكون غير منظم وبلا جدوى، تأكد أن تحصل على تغذية مناسبة من موظفيك، واحرص على تنظيم الاجتماع في وقت يناسب فريق عملك الموزع عن بعد،مراعاة لاختلاف المناطق الزمنية.

استخدم الأدوات المناسبة

الكثير من المخاوف كانت تراود أصحاب الشركات الناشئة بخصوص توظيف فرق العمل الموزعة عن بعد، أهمها القدرة على التواصل مع الفريق بالشكل الملائم أثناء الاجتماعات، لحسن الحظ التكنولوجيا في تطور متزايد لإيجاد الحلول ولتجاوز التحديات والعراقيل، التي تواجه مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد مع الانتشار الواسع لظاهرة توظيف المستقلين عن بعد، ولأن نجاح  اجتماعات تلك الفرق يتوقف على التكنولوجيا لا بد أن تكون وفريق عملك على دراية تامة باستخدام الأدوات المناسبة للتواصل وعقد الاجتماعات، تعد الاجتماعات عبر الفيديو من أنجح الطرق للحصول على نتائج إيجابية من الاجتماع، إليك بعض الأدوات التي تساعد على عقد اجتماعات فيديو وبعض الأدوات الأخرى الهامة:

Skype: من برامج المفضلة لإجراء محادثات لاجتماعات العمل، سهل الاستخدام، ويمنحك فرصة لتجربة مدى وضوح الصوت والصورة قبل أن تبدأ الاجتماع.

Everytimezone: تسهل الأداة على مدراء فرق العمل الموزعة عن بعد معرفة وقت الاجتماع المقترح لأي منطقة زمنية، ما يوفر عليك جهد حساب فروق التوقيت.

zoom.us: يسهل التطبيق الاجتماعات عبر الإنترنت، بجودة عالية في الصوت والصورة، يمكن للجميع تقاسم الشاشة، بعدد مشتركين يصل إلى 500 مشارك.

Join.me: أداة تسمح بالتقاسم الفوري للشاشة وإجراء المكالمات بالصوت والفيديو أثناء الاجتماعات.

MeetingMogul : تطبيق يسهل إنشاء وإدارة المكالمات الجماعية أثناء الاجتماعات، على الهاتف من أي مكان.

اجتماعات ما قبل الاجتماع

اسمح لنفسك بالتعرف على أفراد فريق عملك الموزع عن بعد، عن كثب، لا تنتظر الاجتماعات الرسمية ، ابق كل يوم على تواصل مستمر مع الفريق، خصص وقتا للدردشة مع كل فرد على حدا وحاول أن تفهم شخصيته وتستمتع إلى مشاكله وطموحاته، واطلب منه أن يتحدث بوضوح عن رأيه في سير عمل الشركة، وعن أفكاره وأهدافه التي يريد أن يحققها مع الشركة.

 التواصل المستمر يخلق بيئة من الود بين أفراد الفريق الموزع عن بعد، ويعزز الثقة والشفافية والتعاون المفتوح بين الأشخاص الذين لا يعملون عادة بشكل مباشر معا، ويساعدك على إدارة اجتماع بكل نجاح وسلاسة، شجع أفراد الفريق على التواصل فيما بينهم خارج أوقات العمل أو أوقات الاجتماع ليشعر الجميع بأنهم أقرب، بغض النظر عن الرقعة الجغرافية التي يسكنون فيها.

أمورٌ أخرى

1. احرص على أن تحضر للاجتماع قبل الوقت بعشر دقائق لتتأكد أن أدوات الاتصال تعمل بشكل جيد، واطلب من فريقك أن يقوموا باختبار (السماعات، الكاميرا، والتأكد من سرعة الإنترنت).
2. اختر المكان المناسب، بعيدا عن الضوضاء وعوامل التشتيت التي من الممكن أن تعيق الاجتماع.
3. من المهم أن يتم ذكر أهم النقاط المنجزة والتي تم الاتفاق عليها في اجتماع سابق.
4. لا ينبغي أن يطول الاجتماع أكثر من اللزوم، الاجتماعات الطويلة تصبح مملة وبلا جدوى، تأكد من مناقشة نقاط محددة وأهداف محددة: ماذا أنجزت، ما الذي ستنجزه، ما الذي يعيق عملك..
5. امنح كل فرد فرصة الحديث بالتساوي بدل هيمنة شخص واحد على الحوار.
6. تجنب الأحاديث الجانبية أو مناقشة الأمور العامة، أو الملاحظات التي يمكن إرسالها عبر البريد.
7. لا بد من توثيق أهم النقاط التي تمت مناقشتها، والمعلومات في الاجتماع، إما كتابيا أو عن طريق تسجيل صوتي أو مرئي، للرجوع إليها وقت الحاجة.
8. استخدم تطبيقات تبادل الملفات المختلفة والتي تساعد على مشاركة الملفات التي ستتم مناقشتها مع فريق عملك.
9. إضفاء بعض المرح والمرونة على جو الاجتماع، يزيد من الطاقة الإيجابية للفريق، ويحفز الموظفين أكثر على حضور الاجتماعات بحماس أكبر.
10. كن جاهزا لإدارة الصراعات أو أي نقاش حاد بين أفراد فريقك بحكمة وعدل.

يمكن لاجتماعاتك مع فريق عملك الموزع عن بعد أن تكون أكثر نجاحا وإنتاجية إذا قمت بإدارتها بكفاءة ومرونة، التقنية الآن تمنحنا خيارات أكثر فعالية وموثوقية، لإدارة الاجتماعات عن بعد، ما يساعد على دفع الفريق لفهم أهداف الشركة والعمل بإنتاجية أكبر.

دام لكم البشر......

الاستاذ/رائد الغزالي اليعقوبي....

تقنيات الحكومة الذكية الاستراتيجية (Smart Government)

الحكومة الذكية .. تشير مؤسسة الأبحاث والدراسات العالمية (الجارتنر (Gartner إلى وجود أربعة قوى تقنية جبارة تتمثل في تطبيقات التواصل الاجتماعي والهواتف النقالة والتطبيقات السحابية وكمية المعلومات الهائلة.

 من المفروض أن تعمل على تطوير عجلة الابتكار في القطاع الحكومي للانتقال إلى الحكومة الذكية للتواصل الفعّال (Communicate effectively) مع المجتمعات التي تخدّمها.

ما هي الحكومة الذكية(Smart Government)

الحكومة الذكية ليست كما هو الشائع عنها بأنها مجرد تطبيقات الكترونية على الأجهزة الذكية، وإنّما بالتعريف هي التطور الطبيعي للحكومة الالكترونية (Electronic Government) التي انطلقت خلال السنوات الأخيرة والتي تسعى لتوفير الخدمات الحكومية على شبكة الانترنت، وذلك عبر تطبيقات البوابات الالكترونية والويب، بطريقة يمكنها أن تعكس الأفعال الحياتية للمواطنين ومجموعات الخدمات التي تقدمها، هنا يأتي دور الحكومة الذكية للاقتراب من المواطن بشكل أكبر، ومجموعة كبيرة من سلة خدمة الأعمال (Life Events & Business)

للتعامل مع المعلومات المنتشرة في المجتمع والمكونات الاجتماعية والاقتصادية والامنية والتفاعل المتزامن والمباشر، مع التطور الكبير الذي حصل على الأدوات وأجهزة الاستشعار الذكية (Smart Senors)، مثل (أجهزة التنبؤ المناخية وأجهزة القياس لاستهلاك الطاقة الكهربائية وكاميرات المراقبة في المدن) والتي ترتبط بشبكة الانترنت الرسمية (الحكومية).

لاستثمارها والإفادة منها في صيانة الخدمات بطريقة أكثر من فعّالية بهدف الإقلال من الأخطاء البشرية والتجاوزات الإدارية.

وللتحول من الحكومة الالكترونية إلى الحكومة الذكية يجب العمل على عدة تقنيات في آن معًا لتحقيق الانتقال، واستيعاب الطلب المتنامي للطاقة الحاسوبية وما تتطلبه من قدرة ديناميكية لتخزين المعلومات بطريقة فعّالة وآمنة بنفس الوقت.

أهداف الحكومة الذكية(Smart Government)

إن الحكومة الذكية تدعم عمل الحكومات الكلاسيكية حيث تقدم الخدمات المطلوبة للمواطنين والمشاركة الفعّالة من قبلهم في صنع القرار، لغاية الوصول إلى الشفافية المطلوبة لعمليات الحكومة، كما تهدف إلى التخفيف من التكاليف المادية في الإدارات العامة وعلى مستوى الحفاظ على المستوى العالي من الجودة في تقديم الخدمة المطلوبة، وتهدف الحكومة الذكية المجموعات المختلفة من المستفيدين في المحالات التالية:

في المجال الشعبي والحكومي

ضمن العلاقة بين الحكومة والمواطن تكون بتقديم الرفاهية للمواطن من خلال المشاركة في الحكم، في نهاية المطاف، فالحكومة الذكية تستطيع أن توصل الخدمة إلى المواطن بدل من أن يذهب المواطن إليها، باستخدام التكنولوجيا المتطورة (الانترنيت والاتصالات)، وتعمل على توسيع قاعدة المشاركة الشعبية في العملية الديمقراطية.

في المجال المؤسسات الحكومية

في هذا الجال تتم عملية تنشيط وتسهيل الدورة الاقتصادية من خلال تسهيل تنفيذ المعاملات التجارية المؤسساتية في المجال الداخلي والخارجي على حد سواء.

في المجال الحكومي / الحكومي

وذلك من خلال ردم الفجوة البيانية والتنفيذية وذلك بين مختلف الوزارات والادارات العامة، ورفع مستوى الفعّالية والكفاءة في الأداء الحكومي، وذلك من خلال أتمتة جميع الإدارات الحكومية العامة.

التقنيات الاستراتيجية للحكومة الذكية

إن الباحثين في (مؤسسة الأبحاث والدراسات العالمية (Gartner قد أوصوا بعشرة تقنيات استراتيجية للحكومة الذكية (Smart Government) هي:

أولًا البيئة الشخصية المتنقلة للعمل (Personal mobile workplace)

تعتمد التقنية الاولى على وجود البيئة الشخصية المتنقلة للعمل وبغض النظر كيفية تصنيف التطبيقات والتجهيزات وطبيعة التفاعل مع المستخدم، فإنه سيتم حجب استخدام تلك التجهيزات الخاصة بالحكومة الذكية عن الاستخدام للأغراض الشخصية، وستقتصر على العمل لتلبية متطلبات العمل المهني فقط، وقد تظن الشركات بأنها قادرة على التحكم بذلك بقدر كبير وذلك بتوفير الأجهزة والتحكم وإدارة أجهزة الموظفين العاملين عليها وذلك بوضع الضوابط والقوانين التي تسمح بإمكاني إدارة أجهزة الموظفين.

لكن الواقع يشير إلى أن الموظفين هم من يملك القرار بحجم المعلومات والتطبيقات الخاصة بالشركات التي يريدون استخدامها في مقابل استخدام تطبيقاتهم ومعلوماتهم الشخصية.

ثانيًا مشاركة المواطن من خلال الهاتف النقال (Mobile citizen engagement)

تساهم مشاركة المواطن من خلال الهاتف النقال بالاستفادة العالية من الوظائف التي تقدمها التطبيقات الاجتماعية المحملة على الهواتف النقالة، وهذه المساهمة تمليها الارادة للقيادة السياسية للحكومة الذكية، للاستفادة من الفرص التي تقدمها التقنيات الحديثة للهواتف النقالة، من حيث ملاءمتها للخدمات التي تريد أن تقدمها الحكومة الذكية للمواطنين، ومن حيث سرعة الاستجابة الآنية ومدى الارتباط بين الخدمات المقدمة بالمعلومات والبيانات المتوافرة، جنبًا لجنب مع الثقة التي يمنحها المستخدم بالخدمة المقدمة له.

ثالثًا تحليل البيانات الهائلة (Big data and actionable analytics)

هذه التقنية تعتمد على الدعم الكبير لاستثمار البيانات بطريقة غير تقليدية، والغير انتقائية كما يجري في العادة ولكن يجب أن تكون معالجة البيانات متكاملة وشاملة.

حيث أن الحكومة تبحث عن الطرق التي يتم فيها العمل على تحليل البيانات المتكاملة وبكافة الجهات من أجل تحقيق الهدف المنشود والذي هو تحقيق تخفيض التكلفة والحصول على المهارات والكفاءات اللازمة، إلا أنها أي الحكومات قد حققت ذلك بنجاح محود نسبيًا إلى الآن.

رابعًا الاعتماد على البيانات المفتوحة وذات التكاليف المنخفضة Cost effective) open data)

تعني البيانات المفتوحة أن تكون ذات إمكانية للقراءة بشكل آلي وبحيث نتمكن من الوصول لها بالوقت المناسب من خلال التطبيقات المعروفة بشكل مختصر بالرمز (API) أو بشكل مفصل (Application programming interfacte) وهذا أمر يمكن تحقيقه بصورة نظرية على المعلومات التي يجب معالجتها أكانت عامة أو حسب متطلبات قوانين حرية المعلومات، أو أن يكون الوصول لها مقيدًا من قبل إدارة جكومية ما، مما يتيح لابتكار طرق لدمج البيانات التي تأتي من قبل جهات ومصادر متنوعة ومختلفة.

وتعمل الحكومة الذكية على تقديم أو جعل البيانات مفتوحة للجمهور أو فيما بين إدارات الدولة المختلفة.

خامسًا إنشار خزائن بيانات المواطنين (Citizen managed data)

إن خزائن البيانات تسمح للمواطن بالوصول إلى البيانات التي يرغب بالحصول عليها خارج نطاق التعاملات الحكومية المعهودة، مع إمكانية التحكم بوقت الوصول إليها والكيفية التي يحصل على البيانات فيها، في إطار المؤسسات القانونية التي تحكم العملية.

وتستطيع أن توفر خزائن البيانات تلك أن تقوم بتلبية ما يتوقعه المواطن من شبكات الانترنت والتحكم بشفافية كبيرة بالخصوصية الشخصية المتعلقة بالبيانات، وذلك للحصول على خدمات إضافية من قبل الشركات الغير ربحية وشبكات التواصل الاجتماعي، وتحقيق المصداقية والشؤون الأمنية والكثير من المواضيع والأهداف المنشودة.

سادسًا الدمج بين تقنية السحابة والمعلومات (Hybrid and cloud)

تقنية السحابة أو الحوسبة السحابية (Cloud computing) تعني الانظمة الحاسوبية المتوفرة تحت الطلب من خلال الشبكة الالكترونية والتي من الممكن أن توفر عددًا كبيرًا من الخدمات الحاسوبية دون أن تتقيد بالموارد المحلية وذلك من أجل تسهيل الأمور على المستخدم.

والأهداف من استخدام التهجين بين المعلومات والسحابة هي بالدرجة الأولى خفض تكاليف الحصول على الخدمة وسرعة الوصول إليها، وذلك ما تحققه الحكومة الذكية التي نتحدث عنها أصلًا.

سابعًا انترنت الأشياء (Internet of Thing)

تتابع شبكات الانترنت توسيع نطاق عملها ليشمل أصول الشركات متخطية بذلك أجهزة الهواتف النقالة والحواسيب المحمولة، لتصبح قريبة من المعدات الميدانية، والأشياء الاستهلاكية اليومية كالسيارات والأجهزة التلفزيونية والصوتية.

كما أن معظم شركات مزودي خدمات الانترنت وتقنياتها ما زالوا يعملون على اكتشاف الامكانيات والقدرات التوسعية للشبكة العنكبوتية (الانترنت)، لأن الحكومة الذكية تتعامل مع كميات هائلة من المعلومات والبيانات الواردة من مختلف الهيئات والإدارات والوزارات الحكومية المتنوعة، إضافة إلى أجهزة المراقبة والاستشعار.

 وذلك لمساعدة الحكومات المحلية بتحقيق الأهداف المرجوة وهي تحقيق أعلى قدر من السلامة العامة وتحسين مستوى البيئة المعيشية للمواطنين.

ثامنًا التشغيل البيني للمعلومات والبيانات (Interoperability of data)

إن من أهم تقنيات الحكومة الذكية اعتمادها على فكرة العمل المتبادل (للبيانات الواردة سواء من مصادر خارجية أم داخلية كانت)، وإمكانيات الأجهزة على دمج تحليل الأداء مع الخطط المقترحة لأداء العمليات التجارية والادارية.

تاسعًا الإدارة للعمليات من أجل إمكانية إدارة كل حالة على حدى Ability to) manage the case)

تكون إدارة العمليات التجارية عندما لا تتوافر أسواق خاصة لإدارة تلك الحالات، وهناك نوعين من الحالات تلك هما:

• الأولى حالة القرارات المركزية:

حيث أن الغرض من العمل المبذول هو اتخاذ قرارات حول المستحقات أو المدفوعات والأولويات والتعيينات،  أو بعض النتائج الكبيرة التأثير على المجتمع.

• الثانية حالة الاستقصاءات الغير مؤكدة النتائج:

إذا فالعمل المبذول هو لتحديد أنماط تفاعل البيانات مع بعضها البعض، وهندما تتم إنشاء حالة ما من جديد فقد تكون قليلة البيانات ومع استمرار عمليات الاستقصاء تزداد البيانات ويكبر حجمها ومن الممكن اعتبار اكتشاف عمليات الاحتيال والتحقيق الجنائي أمثلة رئيسية عن هذه الحالات.

بالإضافة إلى كون هالت الاستقصاء والقرارات المركزية تعتمد وبشكل كبير على البيانات والمعلومات المنظمة والغير منظمة، وهذا العمل ونوع البيانات والمعلومات اللذان دفعا بشركات تزويد خدمة إدارة الحالة وإدارة الأعمال إلى الدخول وبشكل كبير إلى هذه الأسواق الناشئة.

عاشرًا (gamification) والمشاركة

إن أحد التقنيات الاستراتيجية للحكومة الذكية (المحاكاة) التي تهدف إلى المشاركة، وتحفيز التفاعل بين المواطن والحكومة وذلك لتحقيق مستوى تشاركي أفضل مع الموظفين، فالبشر من طبيعتهم أنهم يفضلون تمص أدوار (اللعبة) للتمتع بها.

والمحاكاة بالنسبة للخدمات المطلوبة تطبيقها والعمليات الحكومية من شأنها أن ترفع مستوى التفاعل وتبديل سلوك الأفراد مما يزيد من نسبة المشاركة في أخذ القرارات.

سلبيات وإيجابيات الحكومة الذكية

من أهداف الحكومة الذكية كما أشرنا زيادة وتطوير وتنفيذ ونشر السياسات والقوانين وإيجاد السبل الأساسية التي تجعل من تفعيل البيانات والمعلومات لخلق مجتمع معرفي تتوافر لديه الخدمة الذكية الآمنة والأكثر فاعلية والتي تلائم غالبية فئات الشعب المختلفة.

وذلك لإنجاز الخدمات المطلوبة بأقل التكاليف وأبسط الإجراءات الممكنة وفي الوقت المناسب، ولا بد من وجود بعض السلبيات للحكومة الذكية وإيجابيات أكثر وسنتحدث عن إيجابيات الحكومة وسلبياتها:

إيجابيات الحكومة الذكية

• العمل على زيادة مشاركة المواطنين:

يحدث ذلك من خلال الربط بين المواطنين الذين يقطنون بالمناطق البعيدة من البلاد، بحيث يتمكن المواطن من استقبال وإرسال المعلومات والبيانات بسهولة كبيرة، ويتم ذلك أيضًا من حلال ربط الشباب ومشاركتهم في الحكومة وذلك ناتج عن زيادة التقدم العلمي وشبكات الاتصالات والشبكة العنكبوتية الأمر الذي يدعو للمزيد من المشاركة، إذا ما كانت الأجهزة والأدوات التي تستخدمها الحكومة الذكية تحاكي الأجهزة التي يستخدمها الشباب في الحياة اليومية وأنشطتهم الشخصية.

مما يزيد من التفاعل بين الشباب والحكومة الذكية وتوفير الفرص التي من شأنها أن تدعم سهولة تبادل المعلومات بغض النظر عن المخاوف والأفكار والبعد الجغرافي.

• زيادة الشفافية والابتعاد عن البيروقراطية (Bureucracy):

عند البدء بتطبيق الحكومة الذكية وتحميل السياسة التشريعية على الشبكة العنكبوتية (Internet) مما يؤمن سهولة تقييم ومناقشة القرار الحكومي المتخذ، وهذا سوف يرتفع بمستوى الشفافية بين المواطن والحكومة، ويتيح الفرصة للجميع من الوصول إلى المعلومات بكامل الحرية.

مما يمنع الفساد من الانتشار، لأن المواطن يستطيع أن يحصل على الخدمة التي يرغبها من الحكومة دون الرجوع للموظف الذي قد يكون ضعيف النفس.

والحكومة الذكية تتنافى مع البيروقراطية كون المعلومات تنتقل بكل سهولة من مكتب إلى آخر ولا تحتاج إلى الوثائق الورقية.

• توفير الراحة والمال:

إن دفع تكاليف وفواتير الطاقة والمياه وكل ما يتوجب على المواطن من دفعه مقابل الخدمات التي تقدمها له الحكومة من خلال الأجهزة الذكية أكثر سهولة وراحة، بحيث لا يحتاج إلى الانتقال والوقوف بطوابير الانتظار للدفع.

وللحكومة الذكية صفة أخرى تمتاز فيها وهي توفير الجهد والمال والوقت للجميع المتعاملين مع الحكومة والادارات الرسمية، بالإضافة إلى تخفيض التكاليف على الحكومة لأنها لم تعد يلزمها بناء مكاتب وأبنية حكومية تكلف الملايين على الدولة، فهي بإمكانها إنشاء مواقع الكترونية تكون آمنة للخدمة العامة وقليلة التكاليف.

ومن الأمثلة على ذلك تلك الخدمات التي تقدم من خلال شبكة الانترنت الخاصة بمكتب الدبلوماسية الالكترونية التابعة لوزارة الخارجية الأمريكية حيث بإمكان المواطن الحصول على الخدمات مباشرة وتشمل هذه الخدمات المعلومات التجارية والمعلومات التي تتعلق بالهجرة والجوازات وخدمة التخاطب من خلال الشبكة العنكبوتية مع موظفي القنصلية.

سلبيات الحكومة الذكية

من سلبيات الحكومة الذكية:

• التكاليف الباهظة للبنى التحتية:

إن تطبيق نظام الحكومة الذكية يتطلب اشتراك جميع المواطنين في خدمة الانترنت وبالتالي تتطلب العملية وجود أجهزة إدارة وتوجيه البنية التحتية للاتصالات من الأمور المهمة لنجاح تطبيق نظام الحكومة الذكية، كما أن القطاع العام وإداراته يجب أن يتوافر لديها أنظمة وخوادم متقدمة لتستطيع أن تواكب العمليات جميعها، وأنظمة الكترونية أمنية جيدة للتعامل مع أمن المعلومات الهائلة الحجم.

وتكاليف هذه البنى التحتية ستكون مكلفة جدًا على الأقل للمجتمعات ذات السوية الاقتصادية الأقل نموًا.

• الجرائم الالكترونية (Cyber Crimes):

بالرغم من الجهود الكبيرة المبذولة من قبل الادارات والجهات الحكومية كي تضمن سلامة وأمن المعلومات والبيانات، غير أن المواقع الالكترونية ما تزال تتعرض لهجمات قراصنة الحواسيب (الهاكرز (Hackers، ومن قبل جواسيس الدول الأخرى مما يعرض أمن المعلومات والبيانات للخطورة الكبيرة من خلال نقلها أو إتلاف تلك المعلومات والبيانات الكبيرة.

 ومما لا شك فيه ما تزال هناك خطورة كبيرة أمنية على الوثائق وأرشيف الوزارات والادارات الحكومية، وذلك بما يتعلق بالإدارات أو الشركات، أو فيما يتعلق بالأشخاص.

الخاتمة

كما رأينا فإن الحكومة الذكية تسعى من خلال نموذجها أن تساهم في رفد الاقتصاد الوطني وتحسين صورة البلد بشكل عام بالاضافة إلى خدمة العنصر الأهم في المجتمع ألا وهو المواطن.

دام لكم البشر...

الاستاذ/رائد الغزالي اليعقوبي......