mercredi 29 août 2018

ادارة اجتماع ناجح لفريق عمل موزع عن بعد


بعض الأدوات التي لا غنى عنها لإدارة فريق عمل موزّع عن بعد

مع زيادة التوجّه نحو إنشاء مؤسسات و نظم تعتمد على فريقٍ موزّع يعمل عن بعد في ظلّ الأزمات الماليّة وغيرها من الأزمات التي أصبح شبحها يخيّم على الكثير من البلاد، تزداد الحاجة لوجود أدواتٍ تساعد على إدارة مثل تلك المؤسسات والتّواصل بين أفراد فريق العمل الذي يعمل عن بعد.
ويبقى اختيار الأدوات المناسبة أمرًا يعتمد على ما تحتاجه كلّ شركة لتجعل فريق العمل أقوى وأكثر ترابطًا وفعّاليّةً. وقد وجدت العديد من المؤسسات النّاجحة التي تعتمد فريق العمل الموزّع في الأدوات التي اخترتها لكم بديلًا جيّدًا عن مقرّ المؤسسات التّقليديّة الذي يجمع الموظّفين ويسمح لهم بالتّفاعل وتبادل الأفكار ومشاركة المعلومات.

من تطبيقات التّواصل الشّهيرة لدى المؤسسات التي يعمل فريق العمل فيها عن بعد. ويمكن اعتباره مقرًّا افتراضيًّا للمؤسسة. حيث يمكن من خلال المحادثة تبادل الأفكار بين أعضاء الفريق، وطرح الأسئلة، وإرسال الملفّات بسهولة ليتمكّن الجّميع من رؤيتها بدلًا من تبادل إرسال الرّسائل الإلكترونيّة. كما يمكن إنشاء عدّة قنوات أو أقسام خاصّة أو مفتوحة للمشاريع المختلفة.

أداةٌ تُستَخدَم بشكلٍ شائع في إدارة الفريق، كما أنّها تجعل الإشراف على المشاريع أمرًا أسهل. ويتمّ من خلالها تنظيم المهام من خلال البطاقات وتقسيمها إلى أفكارٍ يجب تنفيذها، وأفكارٍ يتمّ تنفيذها، وأخرى تمّ إنجازها، ويمكن تحديد المهام التي ينبغي على كلّ شخصٍ القيام بها، كما يمكن نقل الأفكار بسهولة بين مراحل إنجازها.

تسمح هذه الأداة بتعقّب ما يقوم به أفراد فريق العمل، وهي تساعد على زيادة إنتاجيّة المؤسسة من خلال تحديد كيفيّة إضاعة الموظّف للوقت الذي لم ينجز فيه شيئًا. وتظهر نتائج عمل المؤسسة ككل ونتائج عمل الأفراد من خلال نظام التّقارير، وهي مؤتمتة بالكامل ولا تحتاج إلى إدخال البيانات، بل تقوم بحساب كلّ شيءٍ بشكلٍ آلي.

يتيح Skype التّواصل مع جميع أعضاء الفريق بسهولة من خلال الفيديو، والصّوت، والمحادثة النّصيّة. كما أنّه يسمح بإجراء اتّصال مع تسعة أشخاص في وقتٍ واحد. وبما أنّ معظم النّاس لديهم حساب على Skype، إذا أردت التّحدّث مع عميل أو شخصٍ مرشّح للعمل لديك يمكنك ببساطة إجراء اتّصال عبر Skype، فهو بسهولة إجراء اتّصال عبر الهاتف لكنّه عمليٌّ أكثر.

أداةٌ رائعة بالنّسبة لفريق العمل الذي يعمل عن بعد، وهي عبارةٌ عن نظام تخزينٍ افتراضي، يتمّ من خلالها تخزين الملفّات والتّقارير والصّور وغيرها في مكانٍ واحد لتصبح مشاركتها مع فريق العمل أمرًا أسهل.

يُستَخدَم لإجراء اجتماعاتٍ افتراضيّة، وفيه ميّزة تسمح بمشاركة ما يظهر لديك على الشّاشة، حيث يمكن إنشاء رابط Join.me وإرساله ليجعل مشاركة ما يظهر على الشّاشة أمرًا سهلًا. ويجعل التّواصل وفهم ما يجب عمله، وكيفيّة القيام بالعمل أسهل، ويمكن استخدامه في مساعدة العملاء على حلّ مشكلةٍ ما من خلال رؤية ما يظهر على شاشتهم.

قد يشكّل فرق التّوقيت بينك وبين المتابعين عائقًا في بعض الأحيان عند التّعامل مع الشّبكات الاجتماعيّة، لأنّ التّوقيت أمرٌ هام في هذه الحالة. لكن يمكن من خلال تطبيق Buffer جدولة ما تريد أن تشاركه على الشّبكات الاجتماعيّة المختلفة ليتمّ نشره في الوقت الأمثل ليراه المتابعون.

يُعَدّ من أفضل أدوات إدارة المحتوى، وهو خدمة التّخزين السّحابي للملفّات ومشاركتها من Google، يُستَخدَم لتخزين جميع الملفّات المتعلّقة بالعمل، ويمكن تنظيمه بسهولة والبحث فيه عن ملفّاتٍ تمّ تخزينها.

وهو شبكةٌ اجتماعيّة خاصّة مصمّمة لتجعل المؤسسات أكثر إنتاجيّة. الأمر أشبه بأن يكون لك موقع فيس بوك خاص بمؤسستك، لكن يمكن فقط للأشخاص الذين يملكون حساب بريد إلكتروني على نطاق مؤسستك أن ينضمّوا إليه. وكما هو الحال بالنّسبة لفيس بوك، يمكن من خلاله أن يقوم أعضاء الفريق بتشكيل المجموعات، وإجراء المحادثات الخاصّة، ومشاركة الملفّات، والتّعاون مع الزّملاء.

أداةٌ لإدارة المشاريع يستخدمها مطوّر الويب لاستضافة ومشاركة الشّيفرات، وإدارة هذه الشّيفرات بفاعليّة، ومراجعتها وتنقيحها، ويمكن القيام بالتّواصل بشكلٍ سهل من خلال هذه الأداة، لذا فهي تُعَدّ مثاليّة للتّعامل مع فريقٍ من مطوّري الويب الذين يعملون عن بعد، كما يمكن دمج العديد من الأدوات الأخرى مع هذه الأداة.و انصح به.

أداةٌ تساعد على معرفة التّوقيت في مناطق مختلفة من العالم، وتُعَدّ من الأدوات المهمّة بالنّسبة لفريق عملٍ موزّعٍ في أنحاء العالم، ليتمكّنوا من تحديد مواعيد لإجراء الاجتماعات الافتراضيّة وجلسات النّقاش في توقيتٍ يناسب الجّميع.

وهي أداةٌ تُستَخدَم لربط ودمج التّطبيقات وأتمتة المهام التي تقوم بها كلّ يوم، وهي مفيدةٌ في الحدّ من الإجراءات الرّوتينيّة الصّغيرة التي تستغرق وقتًا. حيث يمكن مثلًا أن تقوم الأداة بإرسال رسالةٍ إلى هاتفك الجوّال عندما تتلقّى رسالةً إلكترونيّة، أو تقوم بحفظ الملفّات التي ترفقها مع رسائلك الإلكترونيّة في Dropbox.

أداةٌ بسيطة، يمكن تعريفها على أنّها منصّة برمجيّة لخدمة دعم العملاء، وهي تقدّم كلّ ما تحتاجه هذه الخدمة، وتساعد على التّعاون بين أفراد فريق العمل لتقديم ما يحتاجه العملاء على أكمل وجه.
à

Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire

Inscription à : Publier les commentaires (Atom)

العمل عن بعد

د ليلك المختصر لتمكين العمل عن بعد رائد الغزالي اليعقوبي مقدمة الانتقال من بيئة العمل في مقر المؤسسة إلى بيئة ...